ELSTAM – Papierbelege

Das alga-Competence-Center ist ein Netzwerk aus Praktikern und Spezialisten für Fragestellungen der betrieblichen Entgeltabrechnung und Personalvergütung, das sich im Bereich der Entgeltabrechung beim Datakontext Verlag engagiert.
Datakontext gehört ebenso wie die Marke rehm, bei der das Lexikon Lohnbüro und der ELStAM Kompass erschienen ist, zur Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH.

Herr Fromme, ein Teilnehmer des alga Competence Centers, hat hierzu eine mit dem BMF abgestimmte Erläuterung gegeben:

Exkurs zur Frage, ob nach dem ELStAM-Start bei einem Neueintritt vom Arbeitnehmer noch die Papierbelege vorzulegen sind:

Im BMF-Startschreiben vom 02.10.2012 steht unter III.1. zum Papierverfahren im Einführungszeitraum: „Solange der Arbeitgeber im Einführungszeitraum das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, sind für den Lohnsteuerabzug ….. Papierbescheinigungen zugrunde zu legen.“ Als Einführungszeitraum wird in diesem BMF-Schreiben unter II. das Kalenderjahr 2013 definiert.

Daraus ergibt sich, dass ein Arbeitgeber, der das ELStAM-Verfahren anwendet, ab 2013 die Papierbescheinigungen eigentlich nicht mehr braucht. Dazu passt auch die Aussage dieses BMF-Schreibens unter III.6. im zweiten Absatz, dass nach dem ELStAM-Start eine erneute Anwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale nach den Papierbelegen nicht mehr möglich ist.

In diesem BMF-Schreiben steht jedoch unter III.9. im ersten Satz, dass der Arbeitgeber auch im Einführungszeitraum die Papierbelege entgegenzunehmen, aufzubewahren sowie die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu übernehmen hat. Im zweiten Satz steht einschränkend, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Papierbelege nur bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM dem Lohnsteuerabzug zugrunde zu legen sind.

Daraus kann man schlussfolgern: Wenn der Arbeitgeber ELStAM bereits anwendet, ein (z. B. neu eintretender) Mitarbeiter ihm aber trotzdem einen Papierbeleg bringt, nimmt der Arbeitgeber diesen zwar an, wendet die Werte aber nicht mehr an. Das kann man unter dem Aspekt sehen, dass der Arbeitnehmer aus Unwissenheit einfach immer die Papierbelege seinem Arbeitgeber gibt, egal ob dieser schon ELStAM anwendet oder nicht. Dann kann es aber auch zu dem Problem kommen, dass die auf dem Papierbeleg stehenden Daten abweichen von den tatsächlich verwendeten ELStAM-Daten.

Das Wort „entgegenzunehmen“ heißt eigentlich nicht „verlangen“. Demnach müsste ein Arbeitgeber, der mit ELStAM arbeitet, bei einem Neueintritt ab 2013 nicht mehr die Vorlage der Papierbelege verlangen, sondern nur die Angabe „Hauptarbeitgeber“. Legt ihm der Arbeitnehmer trotzdem die Papierbelege vor, nimmt der Arbeitgeber sie eben entgegen. In der FAQ-Liste Arbeitgeber und Arbeitnehmer" (siehe unter www.elster.de) steht jedoch als Antwort auf die Frage „Was passiert bei einem Arbeitgeber-Wechsel in 2013 ?“ (= Frage 10.03) folgender Hinweis:

„Der bisherige Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. eine Ersatzbescheinigung zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen. Ohne Vorlage dieser Dokumente hat der neue Arbeitgeber keine Berechtigung, die Anmeldung als Hauptarbeitgeber durchzuführen. Dafür sind diese Unterlagen in allen Fällen bis Ende 2014 weiter aufzubewahren. Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnehmen.“

Da die Papierbelege bis zum 31.12.2014 aufzubewahren sind, könnte man schlussfolgern, dass diese Regelung nicht nur für 2013 gilt, sondern auch für 2014.

FAZIT:

Zumindest bis zum 31.12.2013, evtl. sogar bis zum 31.12.2014 ist bei einem Neueintritt

• die Lohnsteuerkarte 2010

• oder eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012, 2013 bzw. 2014

zu verlangen. Wendet der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren bereits an, werden für die Entgeltabrechnung jedoch nicht die auf diesem Papierbeleg vorhandenen Lohnsteuerabzugsmerkmale verwendet, sondern die nach der ELStAM-Anmeldung erhaltenen Daten des neu eingetretenen Arbeitnehmers.
Dadurch, dass jeder Arbeitgeber bei einem Neueintritt die Papierbelege verlangen muss, wird auch ein doppeltes Anwenden der ersten Steuerklasse (bei einem Arbeitgeber durch ELStAM, bei einem anderen Arbeitgeber durch Papierbeleg) verhindert, solange es die Papierbelege noch gibt.