Entgeltbescheinigungsverordnung

Die Entgeltbescheinigungsverordnung definiert einen verbindlichen Mindeststandard, der bei den „sachkundigen Dritten“ der Sozialleistungsträgern  zu einer deutlichen Verringerung des Erfüllungsaufwandes führt und auch die Rückfragen bzw. das Anfordern von zusätzlichen Bescheinigungen beim Arbeitgeber verringert. Zugleich ist dies Voraussetzung für die Prüfung, welche Arbeitgeberbescheinigungen in Zukunft durch Vorlage der Entgeltbescheinigung ersetzt oder deutlich reduziert werden können. Das BMAS hat diese Prüfung zum Frühjahr 2013 zugesagt.

Ab dem 1.7.2013 müssen die Arbeitgeber die Entgeltbescheinigung für den Arbeitnehmer nach den Regeln dieser Verordnung erstellen.

Am 15.4.2013 hat das BMAS eine Kommentierung und Fallbeispiele zu der neuen Entgeltbescheinigungsverordnung veröffentlicht. Auf einige wichtige Regeln wird nachstehend hingewiesen. Es ist auf jeden Fall ratsam, die Kommentierung und die Fallbeispiele zu lesen.

• Beschäftigungsbeginn
  Es ist der arbeitsrechtliche Eintritt in das aktuelle Arbeits-/Dienstverhältnis zu melden.

  Bei Wechsel innerhalb eines Konzerns kann zusätzlich das Eintrittsdatum in den Konzern bescheinigt werden.

• Abrechnungszeitraum
  Wenn bei einem Arbeitgeber der Abrechnungszeitraum nicht einen kompletten Monat umfasst (Mehrfachabrechnung), muss ein Zeitraum „von – bis“ bescheinigt werden (z. Bsp. 01.10.2013 – 15.10.2013“). Bei nur einer Abrechnung im Monat reicht die Angabe des Monatsnamens (z.Bsp. „Oktober 2013“).

• Lohnartenteil der Abrechnung
  Jede Lohnart ist bzgl. ihrer Auswirkungen auf das Gesamtbrutto, das Steuerbrutto und das Sozialversicherungsbrutto zu kennzeichnen. Hierzu gibt es in den Fallbeispielen zwei Alternativen.

Alternative 1:

Alternative 2:

• Besondere Darstellung bestimmter Entgeltarten

• Geldwerte Vorteile und Sachbezug
  Geldwerte Vorteile wie Sachbezüge müssen mit Berücksichtigung im Gesamtbrutto dargestellt werden. Das entspricht der Erwartung, dass das Gesamtentgelt ausgewiesen wird, unabhängig davon, ob es in Geld oder „Naturalien“ gewährt wird. Im „Nettobereich“ müssen die geldwerten Vorteile abgeglichen werden, um zum richtigen Auszahlbetrag zu kommen. (siehe Fallbeispiele 1, 1.3 und 2.1)

• Abgewälzte Pauschalsteuer
  Wenn Pauschalsteuern auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden, müssen sie auch in der Abrechnung berücksichtigt werden. Da sich dies im Netto auswirken soll, muss die Abwälzung mit Berücksichtigung im Gesamtbrutto dargestellt werden, da zwischen Brutto und Netto nur noch die gesetzlichen Abzüge des Arbeitnehmers liegen, zu denen die Pauschalsteuer als Arbeitgebersteuer (auch abgewälzt) nicht gehört. (siehe Fallbeispiel 2.1)

• Entgeltaufstockung nach dem Altersteilzeitgesetz
  Die Aufstockungsbeträge zur Altersteilzeit sind als (steuer- und sv-freier) Bruttobetrag auszuweisen (kein Fallbeispiel vorhanden)

• Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen
  Zuschüsse des Arbeitgebers zum Krankengeld, Mutterschaftsgeld o.ä. müssen im Bruttoteil der Entgeltabrechnung gemäß ihrer steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung dargestellt werden. (kein Fallbeispiel vorhanden)

• Einstellung in ein Wertguthaben
  Die Einstellung in Wertguthaben auf Veranlassung des Arbeitnehmers wird erst bei der Entnahme des Wertguthabens als Entgelt berücksichtigt. Aus diesem Grund ist der Betrag in dem Bruttoteil der Entgeltabrechnung darzustellen und wirkt sich bei der Summenbildung vermindernd aus. (kein Fallbeispiel vorhanden)

• Entgeltumwandlungen in betriebliche Altersvorsorge
  Entgeltumwandlungen müssen ohne Auswirkung auf das Gesamtbrutto dargestellt werden. Das entspricht der Erwartung, dass das Gesamtentgelt ausgewiesen sein soll, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer darüber verfügt. Im Nettobereich müssen die Entgeltumwandlungen einbehalten werden, um zum richtigen Auszahlbetrag zu kommen. (siehe Fallbeispiel 1, 1.3, 2.5.3 und 2.5.4)

• Beiträge für Zukunftssicherung im öffentlichen Dienst

  Zu den Beiträgen der Arbeitgeber gehören alle Leistungen zur Zukunftssicherung, z. B.:

  • Arbeitgeberbeiträge zur bAV,

  • Arbeitgeberanteil Umlage ZVK.

  Zu den Beiträgen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Zukunftssicherung gehören z. B.

  • Arbeitnehmer-Beiträge zur bAV aus versteuertem und verbeitragtem Entgelt (z. B. für Riesterrente),

  • Arbeitnehmeranteil Umlage ZVK (weder erhöhend noch mindernd wirkt sich hierbei z.B. auch der Nachweis als Nettoabzug aus, vgl. Fallbeispiel 2.5.1 „Zusatzversorgung bei umlagefinanzierter Pensionskasse, AN-Anteil als Nettoabzug“ in der Anlage „Fallbeispiele).

  Der Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen ist kein Beitrag zur Zukunftssicherung im Sinne der Norm.

  Pauschal zu versteuernde Beiträge zur bAV gem. § 40b EStG, die weder im steuerpflichtigen Arbeitslohn, im Sozialversicherungsbruttoentgelt noch im Gesamtbruttoentgelt enthalten sind, müssen dennoch angedruckt werden und als solche erkennbar sein.(siehe Fallbeispiele 2.51, 2.52 und 2.5.5)

• Summenbildung
  Das Gesamtbrutto ergibt sich aus einer Addition aller Bruttolohnarten und dient in der Folge der Ermittlung des Nettos, da alle gesetzlichen Abzüge dann subtrahiert werden. (Siehe Fallbeispiele 1 und 1.3)

  Das Steuer- und das SV-Brutto sind zu unterteilen in laufende und einmalige Bezüge. Das der Beitragspflicht unterliegende Arbeitsentgelt ist „gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig“ und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen zu bescheinigen, dies kommt immer dann zum Tragen, wenn die KV/PV-BBG überschritten wird (siehe Fallbeispiele 1 und 1.3).

• Kennzeichnung der Entgeltbescheinigung nach den neuen Regeln
  Eine Bescheinigung, die alle Angaben nach § 1 Absatz 1 und 2 enthält, ist als Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Gewerbeordnung zu kennzeichnen, damit für den Leistungsträger erkennbar ist, dass die Daten den Anforderungen der Verordnung entsprechen. (siehe Fallbeispiel 1)

• Ausdruck der Entgeltabrechnung
  Die Entgeltabrechnung muss nicht unbedingt als klassisches Schriftstück („Papierausdruck“) erstellt werden, sondern die Information kann auch in anderer Form zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel durch ein per E-Mail übermitteltes PDFDokument.

  Wird die Entgeltabrechnung nur ausgestellt, wenn sich etwas gegenüber dem Vormonat verändert hat, muss in dem allgemeinen Teil ein Hinweis hierauf enthalten sein, z.B. Abrechnung für Zeitraum 07. bis 10.2013.

• Andruck weiterer betriebsinterner Daten
  Nach wie vor nicht geklärt und auch nicht in der Kommentierung enthalten ist die Regelung ob der Arbeitgeber eigene persönliche Texte auf die Entgeltabrechnung bringen darf. Klassisches Beispiel hierfür ist ein vielfach gebräuchlicher Weihnachtsgruss in der Abrechnung November.

Alexander Enderes, Berater Entgeltabrechnung, Darmstadt