Onboarding im Home-Office: Was wünschen sich Nachwuchskräfte?

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Corona und das Arbeiten im Home-Office zwingt zur Kreativität. Die Studie von Tina Greiner gibt Hinweise, wie das Onboarding von Nachwuchskräften trotz Home-Office gelingen kann.

Liebe Leserinnen und Leser,

während der letzten zwei Jahre hat uns die Corona-Pandemie nicht nur in den Fachabteilungen der Behörden, sondern auch im Personalmanagement beschäftigt. Die schnelle Einführung von Home-Office-Arbeitsplätzen stellte viele Beschäftigte und Führungskräfte vor Herausforderungen. Ob und wie die Einführung bzw. das Onboarding von neuen Mitarbeitenden, besonders jenen ohne Berufserfahrung, unter diesen Umständen gelingen kann, war lange unklar. Mit dieser Problemstellung beschäftigte sich Tina Greiner, Absolventin des Masterstudiengangs Human Resource Management an der Ruhr-Universität Bochum im Rahmen einer empirischen Studie. Die Personalmanagerin konzentrierte sich in ihrer Studie auf das Onboarding im Home-Office und führte Befragungen bei Führungskräften, Personalmanagern‘ und Nachwuchskräften durch.

Wie kann Onboarding im Home-Office gelingen?

Das Ziel der Studie war es, Kommunalverwaltungen Empfehlungen für ein Remote Onboarding von jungen Fachkräften ohne Berufserfahrung an die Hand zu geben. Daraus entstand die Fragestellung, welche Maßnahmen sich für das Onboarding von Nachwuchskräften im Home-Office eignen und wie diese Zielgruppe einzelne Maßnahmen bewertet. Das Forschungsgebiet des Remote Onboardings ist recht neu, weshalb es zum Zeitpunkt der Untersuchung nur wenige Maßnahmen gab, die in der Literatur vorgeschlagen wurden. Um die Forschungsfragen zu beantworten, wurde deshalb eine zweistufige Vorgehensweise gewählt. Zunächst wurden - in Kreativworkshops mit Führungskräften und Personalmanagern‘ aus Kommunalverwaltungen - Maßnahmen zum Remote Onboarding entwickelt. Anschließend erfolgte eine Bewertung der Maßnahmen durch die Zielgruppe – Studierende und Absolventen‘ der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung NRW (HSPV).

Durchführung der Befragung

Die in der Literatur vorgeschlagenen und in den Workshops entwickelten Maßnahmen wurden anschließend genutzt, um einen Fragebogen zu erstellen, der Studierenden und Absolventen‘ der HSPV vorgegeben wurde. Die Befragung fand im Sommer 2021 online statt; befragt wurden Studierende und Absolventen‘ der Einstellungsjahrgänge 2016 bis 2019. Insgesamt haben 243 Personen den Fragebogen bearbeitet. 167 Personen gaben an, dass sie sich derzeit im Studium befinden, wohingegen 76 Personen das Studium bereits abgeschlossen haben.

Meinung der Befragten zur Arbeit im Home-Office

Zunächst wurden allgemeine Fragen zur Arbeit im Home-Office gestellt. Gefragt wurde bspw., ob die Befragten nach Beendigung ihres Studiums die Möglichkeit nutzen würden, vollständig (100% ihrer Arbeitszeit), überwiegend (mehr als 50 % und weniger als 100%) oder teilweise (bis zu 50% ihrer Arbeitszeit) im Home-Office zu arbeiten. Die höchste Zustimmung erhielt die Option, bis zu 50% der Arbeitszeit im Home-Office tätig zu sein. Weiterhin wurden die Teilnehmenden gefragt, wo sie ihren ersten Arbeitstag in einer neuen Organisation verbringen möchten. 236 Personen gaben an, dass sie ihren ersten Arbeitstag in der Behörde verbringen möchten. Sieben Personen ist der Ort, an dem sie ihren ersten Arbeitstag verbringen egal.

Wie wurden die Maßnahmen zum Remote Onboarding bewertet?

Die Maßnahmen zum Remote Onboarding wurden nach den typischen Onboarding-Phasen sortiert. Die Teilnehmenden erhielten zu jeder Phase eine kurze Beschreibung, bspw.: „Stellen Sie sich bitte für die Beantwortung der folgenden Fragen vor, dass heute Ihr erster Tag in Ihrer neuen Behörde stattfindet. Nach dem ersten Tag (ab morgen) arbeiten Sie im Home-Office“. Danach wurde ihnen die Frage: „Wie wichtig sind Ihnen die folgenden Maßnahmen, in der zuvor beschriebenen Situation?“ gestellt. Die Teilnehmenden hatten die Auswahl zwischen den Ausprägungen „sehr wichtig“ (5), „eher wichtig“ (4), „neutral“ (3), „eher unwichtig“ (2) und „unwichtig“ (1). Je höher das arithmetische Mittel ist, desto wichtiger ist den Befragten demnach die vorgeschlagene Maßnahme im Rahmen ihres eigenen Onboardings (siehe Tabelle 1).

Tabelle 1: Ergebnisse der Bewertung von Onboarding-Maßnahmen (Skala von „1 = unwichtig“ bis „5 = sehr wichtig“.

Recruiting-Phase

Arithmetisches Mittel

Realistische Darstellung der neuen Arbeitsaufgaben im Bewerbungsgespräch

4,51

Realistische Darstellung der neuen Stelle in der Stellenausschreibung

4,50

Realistische Darstellung der Organisation im Bewerbungsverfahren

3,90

Preboarding-Phase

Arithmetisches Mittel

Vorbereitung Ihres neuen Teams auf Ihre Ankunft

4,27

Einarbeitungsplan wird Ihnen vor Arbeitsbeginn zur Verfügung gestellt

3,54

Schulungsangebote werden Ihnen vor Arbeitsbeginn zugeschickt und besprochen

3,23

Zusendung eines Willkommens-Geschenks

1,62

Der erste Tag

Arithmetisches Mittel

Fester Ansprechpartner‘

4,73

Persönliche Begrüßung durch die eigene Führungskraft

4,61

Einführungsgespräch mit dem Vorgesetzen‘

4,60

Ansprechpartner‘ wurde gut auf die Aufgabe vorbereitet

4,59

Vorstellungsrunde mit den neuen Kollegen‘

4,51

Erläuterung Ihrer Rolle in der Organisation

4,27

Vorbereiteter Arbeitsplatz in der Behörde

4,23

Vorbereitungen für Arbeitsplatz im Home-Office werden getroffen

4,23

Einbindung in die Rituale der Kollegen‘ (z. B. Frühstückspause)

4,18

Erläuterung des Onboardingprozesses

3,85

Erläuterung der Organisation und Strukturen der Behörde

3,72

Rundgang durch das Gebäude

3,70

Persönliche Begrüßung durch die Personalabteilung

3,09

Geschenk von Teammitgliedern, die sich derzeit im Home-Office befinden

1,41

Einarbeitung und Integrationsphase

Arithmetisches Mittel

Konstruktiver Umgang mit Fehlern

4,76

Technisch funktionsfähiger Home-Office-Arbeitsplatz

4,68

Absprache von Erreichbarkeitszeiten

4,61

Ansprechpartner‘ hat genügend Zeit für die Einarbeitung

4,60

Aufgaben mit angemessener Qualität (nicht zu einfach/nicht zu schwer)

4,58

Software wird erklärt

4,54

Schrittweise Übergabe von Aufgaben

4,52

Ansprechpartner‘ kennt die Arbeitsmittel

4,49

Anleitungen zur Software stehen bereit

4,48

Betriebliche Abläufe werden erklärt

4,43

Eigenständig Aufgaben erledigen dürfen

4,42

Absprache von Arbeitszeiten

4,37

Führungskraft ist auf Einarbeitung im Home-Office vorbereitet

4,31

Absprache von Zielen

4,27

Anleitungen zu Fachthemen stehen bereit

4,26

Anleitungen zu betrieblichen Abläufen stehen bereit

4,24

Gute Erreichbarkeit der Führungskraft

4,16

Das Kennenlernen im Team wird fest geplant, so dass sichergestellt wird, dass Sie jeden Kollegen‘ kennen

4,13

Regelmäßige Teambesprechungen

4,09

Regelmäßige Feedbackgespräche mit Ansprechpartner‘

4,07

Erklärung der ungeschriebenen Spielregeln (Fettnäpfchen, Gepflogenheiten, Rollen usw.)

4,05

Begleitete Aufgabenerledigung mit Ansprechpartner‘ (z.B. Bildschirm teilen über TeamViewer)

4,03

Erfolge feiern/loben

3,96

Individueller Einarbeitungsplan

3,95

Vermittlung der Werte und Ziele der Organisation auch digital

3,76

Regelmäßige Feedbackgespräche mit Führungskraft

3,71

Tägliche Absprache der Aufgaben

3,70

Aktenplan wird ausgehändigt

3,62

Zeitlich festgelegte Videotelefonate mit dem Ansprechpartner‘

3,26

Digitale Erklärvideos zu den Aufgaben stehen zur Verfügung

3,23

Möblierung des Home-Office Arbeitsplatzes durch den Dienstherrn

3,05

Tägliche Rücksprachen per Videokonferenz

3,00

Zeitlich festgelegte Chats mit dem Ansprechpartner‘

2,98

Digitale Kaffeepause

2,51

Digitale Feierabendtreffen mit den Kollegen‘

2,00

Digitale Betriebssportangebote

1,98

Phasenübergreifend werden die folgenden Maßnahmen als am wichtigsten für ein gelungenes Remote Onboarding bewertet:

  1. Konstruktiver Umgang mit Fehlern
  2. Fester Ansprechpartner‘
  3. Technisch funktionsfähiger Home-Office-Arbeitsplatz
  4. Persönliche Begrüßung durch die eigene Führungskraft
  5. Absprache von Erreichbarkeitszeiten …

Die Nachwuchskräfte haben klare Vorstellungen: Während ein konstruktiver Umgang mit Fehlern und eine feste Ansprechperson auf den ersten Plätzen rangieren, werden Geschenke durch die Teammitglieder, digitale Treffen und die Möblierung des Arbeitsplatzes durch den Arbeitgeber‘ als eher unwichtig oder vollkommen unwichtig eingeschätzt. Digitale Angebote und Geschenke können demnach nur als Extra und nicht als vorrangig einzusetzende Maßnahmen für ein Remote Onboarding betrachtet werden.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Aus den Ergebnissen der Studie lassen sich folgende Handlungsempfehlungen für die Praxis ableiten:

  • Die Arbeitszeit sollte nur bis maximal 50 % im Home-Office verbracht werden, um den Erwartungen der Nachwuchskräfte gerecht zu werden.
  • Der erste Tag sollte immer im Gebäude der Behörde stattfinden.
  • Um das Remote Onboarding der eigenen Kommune zu verbessern, sollten vorrangig die nachfolgenden Einzelmaßnahmen umgesetzt werden (Abbildung 1).

Grafik Maßnahmen Onboarding Abbildung 1: Wichtigste Maßnahmen des Remote Onboarding

  • Führungskräfte sollten gut auf das Remote Onboarding vorbereitet werden und eine zentrale Rolle im Onboarding einnehmen, damit die Einarbeitung und Integration der Nachwuchskräfte gelingt.
  • Für ein gelungenes Remote Onboarding wird empfohlen, eine regelmäßige und verbindliche Kommunikation über Arbeitsinhalte, Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten und Feedback einzuführen und für die Erreichbarkeit der Ansprechpartner‘ und Führungskräfte zu sorgen.

Die Ergebnisse der Studie von Tina Greiner bieten Anregungen für Maßnahmen zum Remote Onboarding. Zudem zeigen sie auf, welche Maßnahmen die Nachwuchskräfte für wichtig und weniger wichtig erachten.

Drücken wir die Daumen, dass das Corona-Virus bald kein Anlass mehr für Remote Onboarding ist!


Eine angenehme Weihnachtszeit wünschen Ihnen

Andreas Gourmelon und Tina Greiner


Quellen:
Greiner, T. (2021). Remote Onboarding von Young Professionals im öffentlichen Dienst – Entwicklung von Maßnahmen für ein erfolgreiches Onboarding im Home-Office. Unveröffentlichte Thesis. Bochum: Universität Bochum, Fakultät für Psychologie.

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