Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten - Fahrtkosten und Mahlzeiten
Die Finanzverwaltung hat anlässlich von in der Praxis aufgetretenen Zweifelsfragen auf Folgendes hingewiesen:
Sammelbeförderung von Arbeitnehmern Wie bereits im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2015, beim Stichwort „Sammelbeförderung" ausgeführt, geht die Finanzverwaltung davon aus, dass es sich bei einer Sammelbeförderung von Arbeitnehmern durch den Arbeitgeber zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes um steuerfreien Reisekostenersatz (Fahrtkosten in Form einer Sachleistung) handelt.
Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit unentgeltlich eine oder auch mehrere übliche Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, werden diese Mahlzeiten nicht als Arbeitslohn versteuert, sondern die Verpflegungspauschalen (12 € bzw. 24 €) werden gekürzt; dabei wird von einer üblichen Mahlzeit bis zu einem Preis von 60 € einschließlich Getränke und Umsatzsteuer ausgegangen. Die gesetzlich festgelegte Kürzung der Verpflegungspauschalen beträgt 20% von 24 € = 4,80 € für ein Frühstück bzw. jeweils 40% von 24 € = 9,60 € für ein Mittag- bzw. Abendessen. Bei Auslandsreisen ist für die Berechnung der Kürzung auf die Auslandspauschale für das jeweilige Land bei 24 Stunden Abwesenheit abzustellen (vgl. im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2015, die Erläuterungen in Anhang 4 unter Nr. 10).
Die Finanzverwaltung hat nunmehr zu der Frage Stellung genommen, wann von einer Mahlzeit auszugehen ist, die zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Zunächst einmal gehören zu den Mahlzeiten - auch nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs - alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind. Hierzu zählen Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks.
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale von 12 € oder 24 € ist aber nur dann vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit tatsächlich - wie auch das Gesetz vorgibt - um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. So handelt es sich z.B. bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um ein Mittag- oder Abendessen mit der Folge, dass keine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen ist; Entsprechendes gilt für die bei Halbtages- oder Tagesveranstaltungen (z.B. bei Seminaren) anlässlich der Kaffeepause im Laufe des Vormittags gereichten Snacks. Die Finanzverwaltung hat nunmehr auch ausdrücklich schriftlich bestätigt, dass die z.B. auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstrecken-Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien nicht das Kriterium einer Mahlzeit erfüllen und somit zu keiner Kürzung der Verpflegungspauschalen führen.
Praxishinweis: Letztlich hat der jeweilige Arbeitgeber zu beurteilen, inwieweit die von ihm oder auf seine Veranlassung angebotenen Speisen unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Umfangs, des entsprechenden Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Webinar "Aktuelle Fragen zur Reisekostenreform".
(BMF-Schreiben vom 19.5.2015 IV C 5 - S 2353/15/10002; DOK 2015/0364577)
