Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten: Ergänztes Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung

In Anhang 4 des Lexikons für das Lohnbüro, Ausgabe 2014, ist anhand ausführlicher Erläuterungen und zahlreicher Beispiele eine Gesamtdarstellung des neuen Reisekostenrechts enthalten. Ende Oktober hat die Finanzverwaltung ihr ergänztes Anwendungsschreiben zur Reisekostenreform zum 1.1.2014 bekannt gegeben. Auf folgende Punkte wird hingewiesen:

Erste Tätigkeitsstätte:

• Befinden sich auf einem Betriebs- oder Werksgelände mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen, so handelt es sich nicht um mehrere, sondern nur um eine erste Tätigkeitsstätte.

• Auch Baucontainer, die auf einer Großbaustelle längerfristig (nicht gleichzusetzen mit dauerhaft!) fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z.B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, sind „ortsfeste" betriebliche Einrichtungen. Demgegenüber sind mobile Baucontainer, die ohne große Umstände jederzeit fortbewegt werden können, keine „ortsfesten" betrieblichen Einrichtungen.

• Von einem Tätigwerden an einer betrieblichen Einrichtung eines Dritten (auch eines verbundenen Unternehmens) kann nicht ausgegangen werden, wenn der Arbeitnehmer bei dem Dritten nur eine Dienstleistung in Anspruch nimmt oder bei dem Dritten nur einen Einkauf tätigt. Eine erste Tätigkeitsstätte bei einem Dritten kann nur dann vorliegen, wenn der Dritte dem Arbeitgeber einen Auftrag erteilt, den der Arbeitnehmer beim Dritten erfüllt.

Verpflegungsmehraufwendungen und Mahlzeiten:

• Werden im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes aufgesucht, handelt es sich um die Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte und die Dreimonatsfrist ist zu beachten. Handelt es sich jedoch um einzelne ortsfeste betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor mit der Folge, dass ein Wechsel zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist führt. Dies gilt auch dann, wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden.

• Die Kürzung der Verpflegungspauschale bei einer Mahlzeitengestellung ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeit nicht eingenommen hat (z.B. wegen Krankheit, frühem Arbeitsbeginn oder Abreise vor der Frühstückszeit), da es nur auf die Zurverfügungstellung ankommt. Die Abgrenzung zwischen einem nicht zu Arbeitslohn führenden Genussmittel (= Aufmerksamkeit) und einer Mahlzeit (= Kürzung der Verpflegungspauschale bei Auswärtstätigkeit) gestaltet sich in der Praxis oft schwierig. Grundsätzlich führt alles, was an Essen gereicht wird, zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale, da dem Arbeitnehmer hierdurch Aufwendungen für eine Verpflegung erspart werden. Daher ist auch ein sog. „kleiner Imbiss“ (z.B. belegte Brötchen, Joghurt, Kuchen, Obst) als Mahlzeitengestellung anzusehen. Ob die Mahlzeit als Frühstück, Mittagessen oder Abendessen zu werten ist, richtet sich nach dem Zeitpunkt der Essenseinnahme.

• Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören ab 1.1.2015 auch die z.B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z.B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor.

(BMF-Schreiben vom 24.10.2014  IV C 5 – S 2353/14/10002; DOK 2014/0849647)