Das Bundeszentrum Kita- und Schulverpflegung im Geschäftsbereich der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) veröffentlicht einen neuen Leitfaden zur Beschaffung von Verpflegungsleistungen für Kitas und Schulen.
Das Bundeszentrum Kita- und Schulverpflegung im Geschäftsbereich der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) veröffentlicht einen neuen Leitfaden zur Beschaffung von Verpflegungsleistungen für Kitas und Schulen.
Mit Newsletter vom 18.9.2026 hatten wir über ein vom Umweltbundesamt erstelltes Kurzgutachten zur Beschaffung von regionalen Produkten und Dienstleistungen informiert. Schwerpunkt waren insbesondere die Beschaffung von Lebensmitteln sowie für Kantinen- und Catering-Dienstleistungen.
Der am 1.10.2026 zum Start der Web-Seminarreihe veröffentlichte Leitfaden des Bundeszentrums Kita- und Schulverpflegung zur Beschaffung von Kita- und Schulverpflegung greift die mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz eingeführten Reformen in Bund und Ländern, neuere Rechtsprechung zur Beschaffung sowie aktuelle Anforderungen an Qualität und Krisensicherheit von Kita- und Schulessen auf. Der Leitfaden des Bundeszentrums für Kita- und Schulverpflegung ergänzt die Untersuchungen des Umweltbundesamtes.
Die Ausführungen des Leifadens gelten grundsätzlich nur für Schulen (und Kitas) in öffentlicher Trägerschaft, also insbesondere, wenn Gemeinden, Landkreise, kreisfreie Städte sowie Zweckverbände als Träger auftreten. Diese Träger sind zugleich „öffentliche Auftraggeber“ i. S. d. § 99 GWB. Solche öffentlichen Träger sind den Regularien des Vergaberechts unterworfen und z. B. nicht frei in der Auftragsvergabe und der Definition von Qualitätsansprüchen.
Schulen und Kitas in freier Trägerschaft unterfallen für den Bereich der Verpflegungsleistung hingegen im Regelfall nicht dem Vergaberecht. Daher sind freie Träger z. B. freier in der Auftragsvergabe und in der Bestimmung der Qualitätsmerkmale.
Der Leitfaden selbst folgt dem Ablauf eines Vergabeverfahrens. Er gliedert sich in vier Phasen:
1. Vorbereitungsphase
2. Angebotsphase
3. Zuschlagsphase
4. Ausführungsphase
Vergabebeschleunigungsgesetz 2026 online
Praxishandbuch mit Hinweisen zum Bundeswehrbeschaffungsbeschleunigungsgesetz und Bundestariftreuegesetz
Die Phasen im Einzelnen
Entscheidend für einen wirtschaftlich erfolgreichen Verfahrensabschluss ist die Vorbereitungsphase. Diese nimmt den breitesten Raum im Leitfaden ein. Die Rollen- und Aufgabenverteilung des Projektteams, die Ergebnisse der Bedarfsanalyse einschließlich der Festlegung der Qualitätsstandards, sowie einer einschlägigen Markterkundung münden in der Fixierung der Leistungsbeschreibung einschließlich der Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien. Nach dem Leitfaden bildet die Festlegung der Qualitätsstandards ein entscheidendes Qualitätskriterium hinsichtlich der Verpflegung. Der Leitfaden verweist hierzu auf die von der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V. festgelegten Qualitätsstandards für die Verpflegung in Schulen bzw. Kitas.
Bei der Beschaffung von Kita- und Schulverpflegung sollten nach den DGE-Qualitätsstandards folgende Kriterien Berücksichtigung finden:
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Lebensmittelqualität und -quantität: optimale Auswahl von Lebensmitteln und deren Einsatzhäufigkeit mit Minimal- und Maximalanforderungen
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Speiseplanung: komplettes Angebot an Speisen und Getränken inkl. Zwischenverpflegung ja / nein, Mittagessen ja / nein, Anzahl der Menülinien, ovo-lacto-vegetarisches Menü, Menüzyklus, Berücksichtigung von saisonalen Produkten, Convenience Produkten etc.
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Speiseplangestaltung: Darstellung des Verpflegungsangebots; auch Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen
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Speisenherstellung: Temperaturen, Heißhaltezeiten, Sensorik (Präsentation, Geschmack, und Konsistenz der Speisen)
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Zubereitung (nährstoffschonend, salz-, fett- und zuckerarm)
Die Verfasser des Leitfadens weisen ausdrücklich daraufhin, dass es nicht ausreichend sei, in der Leistungsbeschreibung pauschal auf den DGE-Qualitätsstandard zu verweisen. Die Kriterien müssen mit Leben gefüllt werden. Es muss präzise beschrieben werden, welche Verpflichtungen dem Speisenanbieter auferlegt werden (EuGH, Urt. v. 5.6.2025 – C-82/24 – Veolia Water Technologies u. a.).
Die Beschreibung der Angebotsphase gibt Hilfestellung bei der Wahl der Verfahrensart, der Auftragsbekanntmachung, der Bereitstellung der Vergabeunterlagen, den Umgang mit Bieterfragen einschließlich Hinweisen zur E-Vergabe.
Die Zuschlagsphase führt die Nutzerin bzw. den Nutzer des Leitfadens von der Öffnung der Angebote über deren Prüfung einschließlich der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (ggf. mit Probe-Essen) bis hin zur Zuschlagserteilung und der Bekanntmachung über vergebene Aufträge.
Die Ausführungsphase bestimmt Maßnahmen des Qualitätsmanagements und der Qualitätskontrollen (Vor-Ort-Kontrollen), der Qualitätsdurchsetzung sowie Hinweise für rechtlich mögliche Vertragsänderungen.
Bezüglich der zugesicherten Qualitäten beim Speiseplan verweist der Leitfaden auf die Möglichkeit der Auswertung der Speisepläne. Dazu gibt es den Speiseplancheck, ein empfehlenswertes Tool der Verbraucherzentrale Thüringen (Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen). Ferner kann die Auftragsausführung Gegenstand von Kontrollen sowie die Einhaltung der Bedingungen sein, wie z. B. der Anteil an Bio-Produkten oder die Abfallreduktion. Dazu können z. B. Zertifikate und Rechnungen untersucht werden. Entsprechende Aufbewahrungspflichten für den Auftrags- oder Konzessionsnehmer und Einsichts- und Kontrollrechte für den Auftrags- oder Konzessionsgeber müssen vertraglich geregelt sein.
Arbeitshilfen des Bundeszentrums Kita- und Schulverpflegung
Web-Seminarreihe: Das Bundeszentrum Kita- und Schulverpflegung bringt mit der Web-Seminarreihe „Beschaffung von Kita- und Schulverpflegung“ in kompakter und digitaler Form aktuelles Wissen und Hilfestellung zum Beschaffungsmanagement von Kita- und Schulverpflegung direkt zum Kitaträger bzw. Schulträger. Verantwortliche für die Beschaffung können mit Expertinnen und Experten live, interaktiv und ortsunabhängig in den Austausch treten.
Arbeitshilfen-Datenbank: Darüber hinaus steht eine Zusammenstellung konkreter Arbeitshilfen wie Checklisten, Leitfäden, Vorlagen und Musterausschreibungen des Bundeszentrums zur Verfügung.
Glossar:
Das Bundeszentrum Kita- und Schulverpflegung bietet ein umfangreiches Glossar mit über 100 Begrifflichkeiten zum Thema Kita- und Schulverpflegung an.
Der Leitfaden steht kostenlos als PDF zum Download bereit. Ergänzend zum digitalen Leitfaden steht dieser auch als interaktive Version Digitaler Leitfaden Beschaffung von Kita- und Schulverpflegung | Prezi zur Verfügung.
Weitere Informationen zur nachhaltigen Beschaffung von Verpflegungsleistungen finden Sie im Abschnitt E des Handbuches für die umweltfreundliche Beschaffung.
Verfasser: Rudolf Ley / Dietmar Altus