Um bürokratischen Aufwand bei der (lohn-)steuerlichen Behandlung der Beiträge zu einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung zu mindern, wurde in den letzten Jahren daran gearbeitet, einen umfassenden elektronischen Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern einzuführen. Die entsprechenden Regelungen wurden schon mit dem Jahressteuergesetz 2020 beschlossen und mit dem Jahressteuergesetz 2022 punktuell konkretisiert. Der gesetzlich vorgesehene Starttermin der Einführung des Datenaustauschs war zunächst der 01.01.2024, der allerdings aufgrund der Komplexität des technischen Verfahrens nochmals verschoben werden musste. Nun endlich, zum 01.01.2026, startet das elektronische Datenaustauschverfahren. Was bedeutet das für die Praxis, insbesondere das Lohnsteuerabzugsverfahren?
Liebe Leserin, lieber Leser,
jetzt geht es nun endlich los – das digitale Datenaustauschverfahren hinsichtlich der Beiträge zur pKV/PV startet zum 01.01.2026.
Während bis einschließlich 2025 für die Berechnung der Vorsorgepauschale und der steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse nach § 3 Nr. 62 EStG Papierbescheinigungen erforderlich waren, werden dem Arbeitgeber diese Informationen nun über die ELSTAM elektronisch bereitgestellt. Das Papierbescheinigungsverfahren wird durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt.
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Bundesweit betrifft dies ca. 9 Millionen Versicherte und ca. 40 Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung.1 Dennoch aber landet wie jedes Jahr bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern gegen Ende des Jahres Post der Versicherungsunternehmen über die Versicherungsbeiträge zur pKV/PV im Briefkasten, die der Arbeitgeber im kommenden Jahr im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt. Dieses Jahr allerdings ist das eine reine Information, welche Beiträge an das BZSt übermittelt wurden und die dem Arbeitgeber im ELSTAM-Verfahren bereitgestellt werden.
Die inländischen Unternehmen der privaten Kranken- und der privaten Pflege-Pflichtversicherung müssen die Datenübermittlung zukunftsgerichtet bis zum 20.11. des Vorjahres vornehmen. Übermittelt werden sowohl die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung, wenn die Voraussetzungen für die Gewährung eines steuerfreien Zuschusses für diese Beiträge vorliegen, als auch die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung. Letztere fließen in die Berechnung der Vorsorgepauschale ein. Das Weiterreichen dieses Papiers an den Arbeitgeber fällt nun aber weg und ist für steuerliche Zwecke nicht mehr erforderlich.
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Aber nicht nur das. Nicht nur das Erfordernis zur Vorlage ist weggefallen, sondern damit einhergehend die Möglichkeit, überhaupt für die Ermittlung der Vorsorgepauschale die Papierbescheinigung zugrunde zu legen. Der Arbeitgeber ist insoweit nun grundsätzlich an die bereitgestellten ELSTAM gebunden und darf die Papierbescheinigung nicht berücksichtigen, selbst wenn dort eine andere Höhe angegeben ist.2 Was aber ist in diesem Fall zu tun? Müssen die ELSTAM korrigiert werden, so ist das Versicherungsunternehmen der zutreffende Ansprechpartner. Denn den Anstoß zu einer Korrektur der Datenübermittlung muss die Versicherung liefern. Lediglich für einen Übergangszeitraum werden dem neuen Verfahren noch technische Anlaufschwierigkeiten zugestanden. Für die kommenden zwei Jahre wird es nicht beanstandet, wenn eine Ersatz-(Papier-)Bescheinigung verwendet wird, solange aus technischen Gründen ELSTAM gar nicht bzw. nur fehlerhaft gebildet werden.3
Aber Vorsicht: das Ersatzverfahren soll keine Anwendung finden, soweit dem Arbeitgeber die Beiträge deshalb nicht bereitgestellt werden, weil der Arbeitnehmer der Datenübermittlung widersprochen hat. Wie zumeist kann der Versicherungsnehmer der Datenübermittlung gegenüber dem Versicherungsunternehmen widersprechen, infolge dessen werden diese Beiträge bei der Bildung der ELStAM nicht berücksichtigt. Das wiederum bedeutet, dass keine KV/PV-Beiträge in die Vorsorgepauschale einfließen, denn auch die sog. Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 nicht mehr berücksichtigt.
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Hinsichtlich der Vorsorgepauschale mag sich dies auch unmittelbar aus dem EStG ergeben (§§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3d i.V.m. 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG). Aber hinsichtlich der steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse? Nach den Ausführungen der Verwaltung muss der Arbeitgeber für die Prüfung, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 62 EStG vorliegen, die ELStAM heranziehen.4 Dies legt den Schluss nahe, die ELSTAM-Bereitstellung werde als konkrete Tatbestandsvoraussetzung für die Steuerbefreiung gewertet. Der Vorschrift selbst lässt sich das allerdings nicht entnehmen. Hinzu kommt: wie erkennt der Arbeitgeber, aus welchem Grund keine Beiträge übermittelt wurden? Ob nun technische Gründe verantwortlich sind, oder aber der Arbeitnehmer der Übermittlung widersprochen hat, wird der Arbeitgeber nicht erkennen können. In einem solchen Fall kann dem Arbeitgeber nur empfohlen werden, sich an das Betriebsstätten-Finanzamt zu wenden und eine Anrufungsauskunft einzuholen, um mögliche Haftungsrisiken zu vermeiden.
Und wieder einen Schritt digitaler – was nicht unbedingt nur Erleichterungen mit sich bringt. Vor allem zu Beginn des Verfahrens. Es wird sich bald zeigen, wo es noch nachzubessern gilt!
Beste Antworten.
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Und damit verabschiede ich mich mit den besten vorweihnachtlichen Grüßen,
Ihre Ramona Dietmair
1 https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/BMF_Schreiben_Allgemeines/2025-12-08-datenaustausch-lstabzug-ab-2026-anl.pdf?__blob=publicationFile&v=1
2 BMF-Schreiben vom 03.06.2025, Rz. 83
3 BMF-Schreiben vom 03.06.2025, Rz. 107
4 BMF-Schreiben vom 03.06.2025, Rz. 98 und 107
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