Führen auf Distanz in Krisenzeiten – Worauf es jetzt besonders ankommt

1 Bewertung

Führen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist schon in normalen Zeiten eine nicht immer einfache Aufgabe. Führen in Krisenzeiten hat aber noch einmal eine neue Qualität. Unabhängig von einer Situation, die sich täglich ändern kann, der Ungewissheit, wie es weitergeht und der Unsicherheit, wann sich die Verhältnisse wieder normalisieren, ist für viele Führungsverantwortliche eine Maßnahme bereits jetzt Realität geworden: das Anordnen von Arbeiten im Homeoffice für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung. Auch Führungskräfte selbst können im Übrigen von der Maßnahme Homeoffice betroffen sein.

Sowohl das Führungspersonal als auch deren Mitarbeitende stellt die unerwartete Aufforderung im Homeoffice zu arbeiten, eine neue Herausforderung dar, mit der sie sich organisatorisch, mental und emotional auseinandersetzen müssen.

Führungsaufgaben

Führungskräfte sind es in der Regel gewohnt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu führen, die sie täglich oder zumindest wöchentlich von Angesicht zu Angesicht sehen. Sie klären mit ihnen im direkten Gespräch Arbeitsangelegenheiten und -aufträge, beantworten dringende Frage sofort und lösen die Probleme zeitnah.

Dazu kommen weitere Führungsaufgaben wie

  • Ziele vereinbaren und deren Erreichung verfolgen,
  • Aufgaben delegieren und Arbeitsaufträge vergeben,
  • die vertraglich vereinbarte Leistungserbringung absichern,
  • Arbeitsergebnisse prüfen,
  • kommunizieren und informieren,
  • Feedback geben über die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden und deren Arbeitsverhalten,
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht demotivieren,
  • die psychischen Belastungen und Beanspruchungen der Mitarbeitenden beobachten.

Diese klassischen Führungstätigkeiten sind auch in einer Krisensituation elementar, wobei es in schwierigen Zeiten zu zwei Ausnahmen kommen kann: (1)Zielvereinbarungen, die in der Regel über einen längeren Zeitraum verabredet wurden, können durch das Auftreten einer Krise obsolet werden. (2) Die psychischen Belastungen und Beanspruchungen der Beschäftigten bekommen in Krisenzeiten noch einmal eine ganz andere Bedeutung: Führungskräfte sollten verstärkt auf Anzeichen emotionaler Befindensbeeinträchtigungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter achten.

Unterschied zwischen Präsenzführung und Führen auf Distanz

Der Unterschied zwischen Präsenzführung und Führen auf Distanz besteht darin, dass Führungssaufgaben in der Homeoffice-Praxis anders umgesetzt werden müssen. Führungskräfte müssen anders anweisen, delegieren, kommunizieren und die Leistungserbringung kontrollieren und steuern. Der folgende 16-Punkte-Plan soll Hinweise geben, wie Führen auf Distanz gelingen kann.

16–Punkte–Plan der Führung auf Distanz

1. Technische Rahmenbedingungen schaffen

  • Stellen Sie sicher, dass die notwendigen technischen Voraussetzungen für die Aufgabenerledigung der Beschäftigten gegeben sind: Stehen Mitarbeitenden im Homeoffice Laptops, Tablets, Mobiltelefone für dienstliche Gespräche, Sticks (Token) und sonstige Endgeräte, die sie für ihre Aufgabenerledigung benötigen, zur Verfügung? Geklärt werden muss auch, wie Kosten, die durch die Nutzung privater Drucker oder Telefone entstehen können, mit der Behörde abgerechnet werden können.

  • Möglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen sind einzurichten.

  • Es ist auch Sorge dafür zu tragen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Technik verstehen und mit ihr umgehen können. Nicht jeder weiß automatisch, wie er an einer Telefonkonferenz teilnehmen kann.

  • Eine telefonische Anlaufstelle für Verständnis- und technische Rückfragen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kann hilfreich sein.

2. Zugang zu internen Informationen und Daten regeln

  • Klären Sie den Zugang zu internen Informationen und -daten, insbesondere vor dem Hintergrund der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

  • Wie kommen die Daten zu den Beschäftigten und wie kommen die Ergebnisse zurück? Wie erfolgt der Datenaustausch? Muss eine Cloud eingerichtet werden?

3. Stellen Sie sicher, dass die Erfassung der Arbeitszeit geregelt ist

Die Arbeitszeit kann entweder über Verlinkung mit dem behördeninternen Erfassungssystem oder mit per händischem Korrekturbogen dokumentiert werden.

4. Berücksichtigen Sie die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten im Homeoffice

Das Arbeiten im Homeoffice ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das noch nie praktiziert haben, eine völlig neue Arbeitssituation, an die sie sich erstmal gewöhnen müssen. Dabei ist zu bedenken, dass die Umstände beim Arbeiten von zu Hause aus, nicht immer optimal sind. Nicht jeder hat ein Arbeitszimmer mit Schreibtisch, einen ergonomischen Arbeitsstuhl, gute Beleuchtung, genügend Platz zum Ablegen von Arbeitsunterlagen, einen PC mit großem Bildschirm, einen Drucker oder ein dienstliches Mobiltelefon. Nicht jeder Mitarbeitende mag dienstliche Daten auf seinem Privathandy.

5. Treffen Sie Absprachen zu Aufgaben und Arbeitsergebnissen

Bedenken Sie, dass die meisten Beschäftigten im zwangsverordneten Homeoffice nicht alleine leben. Ein Kind oder gar mehrere Kinder jüngeren Alters zu betreuen und gleichzeitiges am PC zu arbeiten, kann zum Problem für Beschäftigte werden. Deshalb sind Absprachen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern notwendig, wann Aufgaben zu erledigen sind und wann welche Arbeitsergebnisse zu erwarten sind.

6. Vereinbaren Sie Zeiten der Erreichbarkeit

Die Erreichbarkeit bezieht sich auf telefonische oder Kontakte per E-Mail und hat nichts mit der Arbeitstätigkeit als solcher zu tun. Ein verabredetes Zeitfenster entlastet Führungskraft und Beschäftigte, da klar ist, wann welche wichtigen Informationen ausgetauscht werden und beugt Spekulationen vor, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nicht sofort reagiert. Das Erreichbarkeitsfenster gilt übrigens auch im umgekehrten Fall: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich bei Fragen in verabredeten Zeitraum an ihre Führungskraft wenden. Im Büro-Modus ist eine Führungskraft ja auch nicht immerzu für ihre Beschäftigten erreichbar. Die Erreichbarkeitszeiten sind natürlich im Falle von Bürgersprechstunden nicht verhandelbar.

7. Sorgen Sie für Transparenz für das gesamte Team

Abgesprochen wird mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wann bei telefonischen oder schriftlichen Anfragen und Ad-hoc-Aufträgen eine Antwort erwartet wird. Dies sollte für alle Beteiligten transparent und verbindlich sein.

8. Nehmen Sie Rücksicht auf die persönlichen Lebensumstände

Außerhalb der direkten und im Falle von Bürgerkontakten notwendigen persönlichen Erreichbarkeit gibt es auch in Behörden Aufgaben, bei denen es unerheblich ist, zu welcher Tageszeit die Arbeit erledigt wird. Für manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es in Abstimmung mit den persönlichen Lebensverhältnissen einfacher, frühmorgens, spätnachmittags, in den Abendstunden oder gar am Wochenende zu arbeiten. Solange die Ergebnisse geliefert werden, kann es der Führungskraft egal sein, wann die Arbeit erledigt wird. Sichergestellt werden muss, dass die Arbeitszeiterfassung im System korrekt erfasst wird. Allerdings sind gesetzliche Arbeitszeitregelungen, tarifrechtliche Regelungen und Dienstvereinbarungen zu beachten.

9. Wichtig ist regelmäßiger Kontakt mit den Beschäftigten

Kommunikation ist die Königsdisziplin der Führung. Gerade in Krisenzeiten sollten Sie nicht nur, sondern müssen Sie regelmäßigen Kontakt mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Homeoffice haben, zum Beispiel per One-to-One-Telefonat, per E-Mail oder per Telefon- und Videokonferenzen mit dem Team. Dies ist aus mehreren Gründen geboten:

  • Zu besprechen sind Arbeitsthemen, aber auch technische, logistische, organisatorischen oder sonstige Probleme, die aufgetreten und zu lösen sind.

  • In Zeiten großer Unsicherheit brauchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßigeInformationen, um sich arbeitsmäßig sicher zu fühlen.

10. Richtig kommunizieren

Wichtig ist nicht nur der regelmäßige Kontakt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sondern auch die Art und Weise, wie man kommuniziert. Dies sollten vor allem Führungskräfte bedenken, die virtuelles Führen nicht gewohnt sind. Bei virtuellem Führen entfallen Informationen, die über Körpersprache, Mimik und Gestik vermittelt werden und dem Empfänger einer Nachricht wichtige Hinweise für die Interpretation der Nachricht geben. Bei einem One-to-One-Telefonat, noch mehr aber bei Telefonkonferenzen mit mehreren Personen werden Nachrichten vom Empfänger gegebenenfalls anders dekodiert als vom Sender beabsichtigt. Deshalb achten Sie bitte besonders auf Klarheit und Eindeutigkeit Ihrer Botschaft und vor allem auf die Wortwahl, den Ton(fall), die Betonung und die Sprechgeschwindigkeit (weder zu langsam noch zu schnell). Bedenken Sie, dass Kommunikation schon in normalen Zeiten schwierig sein kann (das werden Sie sicher wissen), in diesen unsicheren Zeiten aber noch mal besonders heikel ist. Das gilt übrigens auch für die schriftliche Kommunikation per E-Mail oder Chat. Achten Sie darauf, dass Sie klare Nachrichten senden, deren Interpretation dem Empfänger keinen (oder wenig) Interpretationsspielraum lässt. Lassen Sie auch Ihrem Ärger nicht unkontrolliert freien Lauf.

11. Feedback geben und einfordern

Zu einer gelingenden Kommunikation gehört auch, Rückmeldungen zu geben und einzufordern. Beides sollte emotionsfrei geschehen, auch wenn es schwerfällt. Geben Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein sachliches Feedback über ihre Arbeitsleistung und über die Zusammenarbeit und nehmen Sie ebenso sachlich eine Rückmeldung über diese beiden Punkte entgegen. Fragen, die hilfreich sind: Sind Sie mit meiner Antwort zufrieden? Was kann ich noch für Sie tun? Wie kann ich Ihnen noch behilflich sein? Seien Sie auch sensibel für Probleme hinsichtlich Motivation, Über- oder Unterforderung oder Gefühle Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Isolation.

12. Konflikte persönlich besprechen

Wenn Sie das Gefühl haben, irgendwas ist nicht in Ordnung, vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl. Gibt es eventuell Missverständnisse, fühlt sich jemand nicht wahrgenommen, bahnt sich ein Konflikt an, ist ein Konflikt bereits entstanden? In Zeiten virtueller Führung lesen Sie als gute Führungskraft auch zwischen den Zeilen. Konflikte sollten immer bilateral angesprochen werden, Ausnahme ist ein Konflikt, der im Team entstanden ist und auch im und mit dem Team besprochen und gelöst werden muss.

13. Orientierung und Sicherheit geben

Ein wöchentlicher Newsletter im Intranet oder per E-Mail informiert Beschäftigte über Beschlüsse der Verwaltung, beantwortet aufkommende Fragen und eröffnet Perspektiven. Gleichzeitig wird den Mitarbeitern im Homeoffice signalisiert, dass sich Führende kümmern und die Beschäftigten mit ihren Sorgen nicht alleine lassen.

14. Interesse zeigen

Im regelmäßigen Kontakt sollten nicht nur sachliche Fragen erörtert, sondern im Rahmen der Fürsorgepflicht auch nach der emotionalen Befindlichkeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gefragt werden. Natürlich nicht in ermüdender Frequenz – die meisten Beschäftigten kommen mit der ungewohnten Situation zurecht – aber, ein Interesse am Wohlergehen der Mitarbeitenden signalisiert aufmerksame Zugewandtheit.

15. Leistungserbringung – wie bewerten in der Krise?

Ein weiterer wichtiger Aspekt für Führungskraft und Beschäftigte im Homeoffice ist die Leistungserbringung und Leistungskontrolle. Beide Faktoren sind gegebenenfalls in Krisenzeiten einer Neubewertung zu unterziehen. Leistungserbringung und -kontrolle können nur dann zu 100% erfolgen, wenn das Arbeitsergebnis eindeutig einer Person zugerechnet werden kann.

16. Abstriche machen

Im erzwungenen Homeoffice können nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gleiche Arbeit mit der gleichen Effizienz erledigen wie im Büro vor Ort. Die Führungskraft muss gegebenenfalls Abstriche in Hinblick auf die Arbeitsleistung machen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Beschäftigte zwangsweise im Homeoffice arbeiten oder ihre Arbeitsaufgaben im Homeoffice nur bedingt erfüllen können. Hier gilt es abzusprechen, was gleistet werden kann und wie die Arbeitsleistung bewertet werden soll.


16-Punkte-Plan zum PDF-Download


Neues Führungsverständnis

Führungskräfte, die sich eher der tradierten Führungsrolle verpflichtet fühlen, werden das Führen auf Distanz eher kritisch betrachten.

Dennoch kann diese völlig ungewohnte Situation auch für Führungsverantwortliche eine Chance darstellen, sich selbstkritisch mit dem eigenen Führungsverständnis auseinanderzusetzen und die Führungsrolle gegebenenfalls neu zu definieren. Führungskräfte sind heute nicht mehr Aufpasser vor Ort, sondern Moderator und Begleiter des Arbeitsprozesses sowie Koordinator eines Teams. Dies gilt nicht nur, aber insbesondere für das Führen auf Distanz. Wesentlich für das Führen auf Distanz ist eine Kultur des Vertrauens. Die Devise lautet: Motivieren statt kontrollieren! Führungskräfte sollten sich nicht im Klein-Klein verlieren, sondern das Große und Ganze im Blick haben und behalten.

Chancen in der Krise

Eine Krise steht man gemeinsam durch. Verantwortungsvolle Führung, ein sich Kümmern um die Belange der Mitarbeitenden, echtes Interesse am Wohlergehen der Beschäftigten werden die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht vergessen. Vertrauen ist ein wechselseitiger Prozess. Führungskräfte sollten Stärke, Zuverlässigkeit und Glaubwürdigkeit in schwierigen Zeiten transportieren.  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen in Krisensituationen das Vertrauen in ihre Vorgesetzten, dass die Krise gemeinsam gemeistert werden kann. Gelingt dieser Kraftakt, können Kommunalverwaltungen, kommunale Wirtschaftsbetriebe und Unternehmen gestärkt aus der Krise hervorgehen.

In diesem Sinne grüßt Sie,

Dr. Fritzi Wiessmann
Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologin, Frankfurt a. Main
Kontakt: E-Mail fw@fritzi-wiessmann.de


Lesen Sie auch diese interessanten Beiträge:

Mein Kommentar
Sie sind nicht eingeloggt
Bitte benachrichtigen Sie mich bei neuen Kommentaren.
Ihr Kommentar erscheint unter Verwendung Ihres Namens. Weitere Einzelheiten zur Speicherung und Nutzung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Sicherheitskontrolle: Bitte rechnen Sie die Werte aus und tragen Sie das Ergebnis in das dafür vorgesehene Feld ein. *

0 Kommentare zu diesem Beitrag

Wählen Sie unter 14 kostenlosen Newslettern!

Mit den rehm Newslettern zu vielen Fachbereichen sind Sie immer auf dem Laufenden.

Login
 
Wie können wir Ihnen weiterhelfen?
Kostenlose Hotline: 0800-2183-333
Kontaktformular

Gerne können Sie auch unser Kontaktformular benutzen und wir melden uns bei Ihnen.

Kontaktformular
Beste Antworten. Mit den kostenlosen rehm Newslettern.
Jetzt aus zahlreichen Themen wählen und gratis abonnieren  

Kundenservice

  • +49 0800-2183-333
  • Montag - Donnerstag:    8-17 Uhr
  • Freitag:                           8-15 Uhr
  • Sie können uns auch über unser Kontaktformular Ihre Fragen und Anregungen mitteilen.

Verlag und Marken

Unsere Themen und Produkte

 

Service

 

Rechtliches

Ihre Vorteile

Folgen Sie uns

       

Zahlungsarten 

Rechnung Bankeinzug   MastercardVisa

PayPal Giropay Sofortüberweisung