Steht dem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug des Arbeitgebers auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, kann der geldwerte Vorteil alternativ zur 1%-/0,03%-Bruttolistenpreisregelung mit den auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden.
Dies setzt sowohl den Einzelnachweis aller durchgeführten Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch als auch der Gesamtkosten voraus (vgl. im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2024, das Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 2).
Der Bundesfinanzhof hat seine Rechtsprechung bestätigt, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann anerkannt werden kann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (z.B. einem Systemadministrator) durchgeführt werden, um festzustellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit um ein Fahrten-„Buch“ handelt, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar.
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In seiner Begründung führt der Bundesfinanzhof auch aus, dass die Anforderungen an ein Fahrtenbuch auf Papier und an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht identisch sein können. So hat z.B. das Erfordernis, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden müssen, nur für ein elektronisches Fahrtenbuch Bedeutung. Bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch gibt es demgegenüber keine „Datei“, sondern lediglich auf Papier festgehaltene Eintragungen (= Daten). Allerdings müssen auch in diesem Fall nachträglich Änderungen „deutlich als solche erkennbar“ sein. Eine lose Ansammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) kann ohne äußeren Zusammenhang schon begrifflich kein „Fahrtenbuch“ sein. Die erforderliche „buch“-förmige äußere Gestalt kann wiederum selbstverständlich nur ein in Papierform, nicht aber ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch aufweisen.
(BFH-Beschluss vom 12.1.2024 VI B 37/23
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